Še en certifikat. Spet? KONČNO!
Po letu in pol aktivnosti ...
Po X sestankih, pregledih, presojah, ...
Po tisoč porabljenih urah ...
Po mega joulih vložene energije sodelavcev ...
Po konkretno "obilnih" stroških in računih, plačanih za ta namen...
... smo v podjetju HAKL IT, pri Arhivu Republike Slovenije pridobili še en certifikat, in sicer, za programski produkt ORKA.dms (dokumentni sistem).
Aha. OK ... Zakaj gre ...
ORKA.dms (dokumentni sistem) je programski produkt/rešitev, ki podpira celoten postopek upravljanja gradiva v digitalni obliki oz. brezpapirnega poslovanja (arhivsko in dokumentarno gradivo).
Izpolniti smo morali zahteve, ki so opredeljene v:
- ZVDAGA (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih),
- UVDAG (Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva),
- ETZ (Enotne tehnološke zahteve, različica 2.1), ki so zahtevane za ponudnike programske opreme.
Na projektu certifikacije je bilo vključenih šest članov projektnega tima, ki smo s tedenskimi pregledi stanja projekta (pregled razvoja) in dnevnimi 15 minutnimi SCRUM-i (dnevni sestanki ali »Daily Meetings«), odpravljali sprotne težave, spremljali realizacijo planov razvoja in izvedbe, ki smo jih sproti določali. Hkrati se je pisala tudi vsa potrebna dokumentacija, ki je zahtevana s strani Arhiva RS za pridobitev tovrstnega certifikata.
Skupne stroške, ki so pri tem nastali, lahko dejansko merimo v več kot 100.000 EUR.
In kaj zdaj to pomeni? Za koga?
Javnopravne osebe, kot so državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb, morajo v skladu z ZVDAGA-A, z 72. členom, za zajem in hrambo gradiva (dokumentov) v digitalni obliki, uporabljati certificirano programsko opremo.
Ostala podjetja/pravne osebe, ki niso proračunski uporabniki in za brezpapirno poslovanje niso obvezani uporabljati certificirane programske opreme, pa s tem pridobijo jamstvo, da je njihova programska oprema, ki je namenjena brezpapirnemu poslovanju skladna z zakonskimi zahtevami, predvsem pa, da se njihovi dokumenti kreirajo, pošiljajo in hranijo na varen način. Se pravi, konkretna in merljiva dodana vrednost.
V primeru, da bi podjetja/pravne osebe, ki niso proračunski uporabniki želeli potrditi notranja pravila pri Arhivu RS (to je, da je njihovo poslovanje skladno z zakonskimi zahtevami glede brezpapirnega poslovanja in za to dobijo potrdilo), pa morajo uporabljati certificirano programsko opremo.
Kako dolgo velja certifikat?
Certifikat velja eno leto in se letno obnavlja. To pomeni, da se vsako leto izvede revizijski postopek, kjer se pregleda skladnost delovanja programskega produkta z zakonskimi zahtevami ter upoštevanje priporočil iz prejšnjega revizijskega postopka.
Zakaj smo se odločili za pridobitev certifikata?
Za pridobitev certifikata smo se odločili predvsem zato, ker želimo vsem našim uporabnikom ponuditi programsko opremo na najvišjem možnem nivoju, kar s certificiranjem vsekakor potrjujemo in zagotavljamo, v prepričanju in strateški usmeritvi zagotavljanja popolnega brezpapirnega poslovanja v prihodnosti pri vseh naših uporabnikih, ne samo proračunskih.
Ekipa HAKL IT, d. o. o.